采购管理主要是对进销存模块的采购活动进行日常管理的一个功能模块。
比较完善的采购管理包括采购需求、采购订单、采购入库、采购退货、采购付款等功能模块。下面逐个介绍我们关心的几个功能模块的需求。
一、采购订单
采购订单就是指企业与供应商间的一个购销契约，采购订单可视同企业的订货合同书。单据中记录了对某个供应商订货时间、供应货品的数量、已收货数量等资料。也有企业直接就把采购入库单当做采购合同，或者把采购合同单当做采购入库单。进销存难就难在进销存的个性化非常强，每家企业实际业务都有可能不同。
采购订单应由两部分组成。一部分包括订单编号、采购日期、供货商、经手人、金额合计以及备注等基本信息，我们叫做主表。还有一张表，包括采购订单的基本货品信息。一张采购订单，应该可以采购多个货品，我们在这里叫做子表。主表和子表的关系应该是1∶N的关系。
二、采购入库
所谓采购入库就是把采购的货品存放到仓库的业务活动。采购入库其实是一个非常复杂的活动，对于质量要求比较严格的企业，采购入库之前，还有采购验收的过程，对于货品的数量，也有发货数量、入库数量、合格数量、不合格数量等。尤其是军工行业，要求“举一反三”，发现某个批次的货品有问题，要全部往回追溯，所以单据上的数据项比较多，跟采购订单一样，采购入库也由两部分组成。
一部分包括入库编号、入库日期、供货商、经手人、金额合计以及备注等基本信息，我们叫做主表。还有一张表，包括采购入库的基本货品信息。一张采购入库单，应该可以入库多个货品，我们在这里叫做子表。主表和子表的关系也是1∶N的关系。还有的采购入库单，是从采购订单生成而来，我们这里也是支持的。对于有很多个分公司的大型企业，一般会有自己的采购配送中心，多个采购需求对应一个采购合同，多个采购合同，又对应一个采购入库单，再加上退换货，这个业务活动是非常复杂的，全靠系统去解决问题就需要一套复杂的ERP系统，我们这里不去介入这么复杂的业务活动。仅仅是一张采购入库单，只对应一张采购订单，就可以了。
三、采购退货
所谓采购退货，就是采购来的货品，由于某种原因，退回给原供应商的业务过程。它是采购入库的逆过程。就像在采购入库里讨论的那样，大型企业采购退货的业务过程，也比较复杂，我们这里就不多讨论了，我们只关注采购退货单与采购入库单一对一的情形。即一张采购退货单，只对应一张采购入库单，但是一张采购入库单，可分多次退货，采购退货单
采购退货也由两部分组成。一部分包括退货编号、退货日期、供货商、入库单号、金额合计以及备注等基本信息。还有一张子表，包括所有退货的基本货品信息。主表和子表的关系也是1∶N的关系。
四、采购付款
采购付款，就是指对于采购的货品，财务上进行付款的过程。对于同一个供应商，我们一张付款单，可能对应多张采购入库单，所以我们这里的付款单，只跟供应商对应上。一张采购入库单，也可以分批付款，采购付款的主表信息包括单据编号、付款日期、供货商、金额合计以及备注等基本信息。子表包括入库单号、入库金额，本次付款金额，未付金额等基本信息。主表和子表的关系也是1∶N的关系。
